Често срещана насърчителна дума, която ще чуете от колеги, когато разберат, че Ви предстои одит по ISO: „Успех!“. Разбира се, късметът не е добра стратегия, когато сте изправени пред ISO одит.

Трябва да се подготвите по всякакъв възможен начин, така че късметът да не повлияе на резултатите от Вашия ISO одит. И един от най-добрите начини да се подготвите е да се поучите от грешките на другите.

За съжаление има органнизации, които се оказват с провалени одити, защото не са обърнали достатъчно внимание на често срещаните несъответствия, цитирани в одитите на ISO. Ще прегледаме най-честите капани на ISO одитите, така че да можете да избегнете същите грешки.

КАКВО Е ISO ОДИТ?

 Одитът е измерване от трета страна на Вашата организация спрямо основните стандарти за качество, описани във всяка от десетте клаузи на ISO 9001:2015 . Много изисквания на ISO са само минимален стандарт за качество. В идеалния случай одиторът ще разкрие няколко възможности за подобрение, преди да бъдете сертифицирани.

КАКВО Е ISO ОДИТОР?

 Одиторът по ISO е професионалист, специализиран в провеждането на одити по ISO. Те са обучени да оценяват процесите, процедурите и дейностите на организацията спрямо приложимите стандарти. Одиторите на ISO имат способността да идентифицират слабостите в организацията и да предоставят препоръки за подобрение. Това може да помогне на организациите да повишат своята ефективност и да подобрят обслужването на клиентите си. Освен това одиторите на ISO могат да предоставят насоки и съвети как да се осигури съответствие със стандарта ISO 9001:2015.

Одиторите на ISO не се опитват да Ви спънат или да намерят малки причини да провалят Вашата организация. Целтта на одитора е да разбере Вашата система за управление и да получи необходимите доказателства, за да докаже, че организацията Ви работи по стандарта ISO 9001:2015 .

8 ОСНОВНИ ГРЕШКИ ПРИ ISO ОДИТ

Организациите, които издават сертификатите НЕ публикуват данни за процентите на неуспешните проверки на одитирани организации или основните причини, поради които компаниите се провалят на одитите. Въпреки това, въз основа на опит от първа ръка и данни от наблюдения, е изключително важно да се избягват следните основни проблеми:

1. Скриване на несъответствия и коригиращи действия

 Най-бързият начин да провалите ISO сертификацията е да не използвате Вашата система. Ако ръководството на организацията не разчита на Вашата система за управление на качеството за управление на несъответствията и коригиращите действия ще “светне червена лампа” по време на одит. Опитът да се скрият несъответствията и коригиращите действия е изненадващо често срещано явление.

Липсата на несъответствия и коригиращи действия всъщност е най-често срещаното предупреждение за несъответствие с ISO стандарта.

Често членовете на висшия мениджърски екип не искат да имат твърде много несъответствия и коригиращи действия в системата за управление, защото смятат, че това може да усложни одита. В други случаи ръководните екипи не искат да се “излагат” чрез документиране на несъответствия, така че ще се опитат да накарат хората да предприемат коригиращи действия извън системата за управление.

Одиторите на ISO определено не се интересуват колко несъответствия и коригиращи действия има една организация. Организация с много малко несъответствия и коригиращи действия всъщност автоматично поражда съмнения у одитора. Той иска да види дали използвате процедурите, които сами сте определили като необходими и приложими. Одиторите също така разбират, че нито един добър план не оцелява след първия си контакт с реалността. Най-ориентираните към качеството организации непрекъснато актуализират и подобряват дейностите си и документират всяко коригиращо или превантивно действие, което предприемат по пътя.

2. Липса на доказателство за обучение на служителите

Изискванията за обучение са обхванати от клаузите за обучение и компетентност на ISO стандартите. Те ​​обхващат дейности през целия работен цикъл на служителя, за да се гарантира, че персоналът е способен да изпълнява поставените задачи.

Организациите могат да се провалят, когато одиторите на ISO изискват записи за обучение на служителите. Трябва да сте готови да докажете, че всеки служител е преминал обучителни дейности и последващи обучения. Разчитането на ръководителите на отдели и екипи за проследяване на обучението на служителите не е достатъчно. Имате нужда от централизирано водене на записи.

Записите за завършено обучение са критични, но също така не са единственият компонент на компетентността и информираността, които трябва последователно да документирате. Подготовката за одит означава документиране на всеки аспект от квалификацията на служителите и дейностите по повишаване на осведомеността, включително:

  • Оценки на работата на служителите (атестиране);
  • Резултати от тестовете за обучение;
  • Сертификати и степени;
  • Прегледи на ефективността;
  • Автобиографии на служители;
  • Посещение на обучение;
  • Програми на курсове за обучение.

3. Неизвършване на собствени вътрешни одити

 Не бихте се явили на голям изпит, без да преразгледате, изчистите и погледнете някои минали документи за вдъхновение.

По подобен начин вътрешният одит на ISO е един от най-добрите начини да предпазите бизнеса си от риска от провал при предстоящия одит на ISO.

Изграждането на стабилна и последователна програма за вътрешен одит на ISO Ви позволява да определите слабостите, пропуските в съответствието и областите за подобрение, след което да започнете да работите по тях, преди Вашият действителен външен одитор на ISO да пристигне.

Вътрешният одит на ISO също е добър начин за стандартизиране и укрепване на Вашите вътрешни процеси, като гарантира, че дублираните, двусмислени или излишни стъпки са премахнати и че процесите се управляват ефективно със стандартни оперативни процедури.

Обадете се сега