Как да използваме GEMBA walk в СУК по ISO 9001:2015?

Какво е GEMBA walk?

Gemba Walk (げんば) е LEAN управленска практика, която позволява на ръководния персонал (Отговорниците на процеси) да наблюдават работните процеси с цел откриване на възможности за подобряване. Подобно на Управление чрез обикаляне (MBWA – Management by Walking Around), това включва физическо посещение на работните места, където работят членовете на екипа, за да получат по-добра представа за това как се изпълняват дейностите. Целта на Gemba Walk е да покаже на лидерите какво наистина се случва в тяхната организация, като се премахва риска от неефективна комуникация и изкривяване на информацията.

Самата Gemba Walk произхожда от производствения отдел на Toyota в Япония, като „Gemba“ грубо се превежда като „мястото, където се случва действието“. Тази практика е фундаментална за културата на непрекъснато подобряване, заложена в стандарта ISO 9001.

Колко често трябва да правите Gemba Walk?

Честотата на Gemba Walk зависи от много фактори, включително:

• Индустрията, в която работите.
• Продуктите или услугите, които вашата компания предлага.
• Размерът на вашата компания.
• Всякакви конкретни цели и задачи.

Например в производството или здравеопазването някои ръководители могат да се разхождат ежедневно, за да наблюдават различни части от бизнеса. Това помага да се поддържа последователен преглед на операциите, което улеснява мениджърите да проследяват и идентифицират неефективността.

С по-малко „активни“ настройки – като финансово или софтуерно офис пространство – седмичните или месечните разходки може да имат повече смисъл. Това помага да се поддържа чувството за независимост на служителите, като същевременно се гарантира поддържане на последователни подобрения.

В крайна сметка от всеки ръководител зависи да решите какво има смисъл за компанията, нейните екипи и цели.

Какви са стъпките за успешна Gemba Walk?

За да бъде ефективна, „разходката“ трябва да е структурирана и целенасочена. Ето 10 ключови стъпки:

1. Направете план: Определете ясна тема и цел. Кой процес ще наблюдавате?
2. Подгответе екипа си: Обяснете, че целта не е да се търси вина, а да се разбере процесът.
3. Съсредоточете се върху процеса, а не върху хората: Наблюдавайте потока на работа, а не индивидуалното представяне.
4. Следвайте веригата на стойността: Проследете процеса от начало до край.
5. Попитайте „Защо?“: Използвайте техниката „5 Защо“, за да стигнете до коренната причина на проблемите.
6. Водете си подробни бележки: Записвайте конкретни наблюдения, а не мнения.
7. Не давайте обратна връзка по време на разходката: Вашата роля е да наблюдавате. Решенията идват по-късно.
8. Обърнете се към обективен наблюдател: Понякога е полезно да вземете колега от друг отдел.
9. Прегледайте с екипа си: След разходката обсъдете наблюденията си с хората, които реално извършват работата.
10. Продължете още една разходка: Непрекъснатото подобряване е цикъл.

Да направим първи стъпки с Gemba Walks?

Gemba Walks е полезна при осигуряване на структура и последователност. Може да е изкушаващо да скочите направо в първата си разходка, но е важно да планирате и подготвите както себе си, така и служителите си предварително. Не забравяйте, че самата разходка е свързана със събиране на информация, а не за предоставяне на реактивна обратна връзка. Едва след като приключите с наблюденията си, трябва да започнете да изграждате дългосрочния си план за насърчаване на култура на непрекъснато усъвършенстване.

Когато сте готови да започнете да прилагате промените си, решения като Adobe Workfront могат да помогнат за по-добро сътрудничество за постигане на измерими бизнес резултати. Workfront интегрира хора, данни, процеси и технологии в организацията, така че можете да управлявате целия жизнен цикъл на проектите от началото до края – което ви дава по-добра цялостна картина на веригата на стойността. Чрез оптимизиране и централизиране на цифрови проекти, многофункционалните екипи могат да се свързват, да си сътрудничат и изпълняват отвсякъде, за да им помогнат да вършат най-добрата си работа.