5 стъпки за успешен вътрешен одит по ISO 9001 (Дори и да го правите за първи път)

Нека бъдем честни – думата „одит“ рядко предизвиква асоциации с радост и ентусиазъм. За много мениджъри и служители тя е синоним на стрес, проверка и търсене на грешки. Но какво ще кажете, ако ви предложа да погледнете на вътрешния одит не като на данъчна ревизия, а като на профилактичен преглед при доверен лекар? Целта му не е да постави страшна диагноза, а да провери „кръвната картина“ на вашата организация, да открие потенциални проблеми, преди да са се развили, и да даде препоръки за по-здравословен и успешен бизнес.

Като консултант, който е провеждал и подготвял компании за стотици одити, мога да кажа, че вътрешният одит е най-мощният инструмент за непрекъснато подобрение, заложен в стандарта ISO 9001. Когато се прави правилно, той носи огромна стойност. Когато се претупа формално, той е просто загуба на време. В тази статия ще ви представя моето практическо ръководство в 5 стъпки, с което ще превърнете вашите вътрешни одити от досадно задължение в двигател за реална промяна.

Преди да започнете: Правилната нагласа

Преди да се потопим в стъпките, е ключово да изградим правилната нагласа. Успешният вътрешен одитор не е „търсач на грешки“, а „детектив за възможности“. Вашата цел не е да „хванете“ колегите си в нарушение, а да им помогнете да видят процесите си отстрани и заедно да намерите по-добри начини за работа. Подходете с любопитство, уважение и позитивна нагласа. Вие сте там, за да помогнете, а не да наказвате.

Стъпка 1: Планиране – Картата на одита

Добрият одит започва много преди първото интервю. Без план вие просто се „разхождате“ из фирмата. Планирането има две нива:

• Годишна програма за одити: Това е вашият стратегически план. В него описвате кои процеси кога ще одитирате през годината, така че да покриете цялата система за управление. Важните и рискови процеси може да се одитират по-често.
• План за конкретния одит: Това е тактическият план за предстоящата проверка. Той трябва да е ясен и споделен с одитирания отдел предварително. Включва:
  • Цели и обхват: Какво точно ще проверявате? (напр. „Процес ‘Продажби’ от запитване до договор“).
  • Критерии: Спрямо какво ще проверявате? (напр. „ISO 9001:2015, т. 8.2“, „Процедура за продажби QP-05“).
  • Одитен екип и график: Кой ще одитира и в колко часа ще бъде в кой отдел.

Добрата подготовка тук спестява много време и недоразумения по-късно.

Стъпка 2: Подготовка – Вашето „домашно“

След като имате план, е време да се подготвите. Никога не влизайте в одит „на сляпо“.

1. Преглед на документацията: Прочетете процедурите, инструкциите и записите, свързани с процеса, който ще одитирате. Прегледайте докладите от предишни одити и предприетите коригиращи действия. Това ще ви даде контекст и ще насочи вниманието ви към потенциални рискови зони.
2. Изготвяне на чек-лист: Това е вашият пътеводител, а не сценарий. Не го използвайте, за да задавате затворени въпроси тип „да/не“. Вместо това, запишете си ключови точки и изисквания, които трябва да проверите, и формулирайте отворени въпроси. Например, вместо „Имате ли процедура за…?”, попитайте „Може ли да ми покажете как обработвате…?“.

Стъпка 3: Провеждане – Събиране на доказателства

Това е същинската част. Процесът обикновено следва тази структура:

• Встъпителна среща: Кратка среща (10-15 мин) с ръководителя на одитирания отдел и екипа му. Представете се, потвърдете плана и обхвата, и отговорете на въпроси. Вашата цел е да предразположите хората.
• Събиране на обективни доказателства: Това е ядрото на одита. Съгласно международния стандарт за одитиране ISO 19011, има три основни метода:
  • Наблюдение: Гледайте как се извършва процесът в реално време.
  • Интервюта: Разговаряйте със служителите. Питайте ги как извършват работата си, какви трудности срещат.
  • Преглед на записи: Поискайте да видите попълнени формуляри, договори, протоколи, логове – обективните доказателства, че процесът се изпълнява както е описано.

Водете си подробни записки. Ако откриете потенциално несъответствие, запишете точното доказателство (напр. „договор №123 от дата Х, липсва подпис на клиент“).

Стъпка 4: Докладване – Ясни и конструктивни резултати

Събраната информация трябва да бъде представена по ясен и структуриран начин.

• Заключителна среща: Веднага след приключване на одита, проведете среща с екипа, за да представите вашите констатации – както силните страни и добрите практики, така и откритите несъответствия и възможности за подобрение. Не трябва да има изненади в доклада.
• Изготвяне на одитен доклад: Финалният доклад трябва да е кратък, ясен и обективен. Той включва обобщение, положителни констатации и разбира се, формулираните несъответствия.

Професионален съвет: Едно добре формулирано несъответствие има 3 части: 1) Доказателство (какво видяхте), 2) Изискване (какво трябва да бъде според стандарта/процедурата), 3) Констатация (самото разминаване).

Стъпка 5: Последващи действия – Затваряне на цикъла

Одитът не приключва с изпращането на доклада. Всъщност, най-важната част тепърва предстои.

• Коригиращи действия: Одитираният отдел е отговорен да анализира причината за несъответствията и да предложи план за коригиращи действия. Ролята на одитора не е да дава решения.
• Проверка на ефективността: След като действията са изпълнени, одиторът трябва да се върне и да провери дали те са били ефективни – т.е. дали наистина са отстранили коренната причина на проблема. Едва тогава несъответствието се счита за „затворено“.

Само когато затворите цикъла, вие сте постигнали реално подобрение.

Заключение: Вашият най-добър съюзник

Вътрешният одит е много повече от проверка за съответствие. Той е огледало, което показва на организацията къде се справя добре и къде има нужда от подобрение. Когато се извършва правилно, той ангажира хората, стимулира мисленето и изгражда култура на непрекъснат стремеж към съвършенство. Не се страхувайте от него – използвайте го като ваш най-добър съюзник по пътя към успеха.